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会议准备工作是什么

来源:昆明卡耐基演讲口才培训学校  时间:2024-01-09 16:51:32

昆明卡耐基演讲口才培训学校为大家详述在会议沟通前做好充分的准备,有利于会议顺利进行,达成会议沟通的目的。

  昆明卡耐基演讲口才培训学校为大家详述,1.确定会议沟通目标

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  当确定有会议沟通的必要时,首先要明确您经过此次会议想达到怎样的目的,是为了发布某项信息,还是想经过会议达成某项决议。目标明确之后,才有努力的方向,不会让会议偏离主题,从而大 幅度提高会议效率。 

  2.合理安排会议议程

  (1)首先理清思路,充分考虑会议的进程,并且以条款的形式记录下来。

  (2)整理在会议上需要发布的信息或者讨论的议题,然后依据其重要程度排列出先后顺序。

  (3)确定会议召开的时间,并且依据主客观的情况,预计会议召开的时间限度。

  (4)要把议程安排提前交到与会者手中,让与会人员也有充分的准备,这样可以使会议的讨论 更充分,时间也可以适当缩短。

  3.挑选与会人员

  要依据会议的不同类型来确定与会人员:

  (1)如果您召开的是信息型会议,那么就应该分析此信息的价值,把需要了解这些信息的人确定为与会人员,并且及时的通知他们。

  (2)如果您召开的是决策型会议,那么应该从会议的目的入手,明确经过此次会议需要解决哪些问题,哪些人士对这些问题了解,有发言权,哪些人士在这些方面、有影响力,哪些人 士对执行达成的决策可以做出承诺。

  为了真正确保会议的高效,不可能邀请所有相关的人都参加会议,所以要对那些没有被邀请的关键人士说明没有邀请的原因,以确保会议不受任何干扰。

  4.合理安排会务

  (1)确定会议召开的地点。考虑到会议的成本,公司会议室是比较方便和低廉的优选场地。但是如果涉及到公司对外公关的企业形象,或与会人员过多时,可以考虑租用酒店或者展览中心的专用会 议室。

  (2)调配会议的设备。会议召开前,空调控制的温度,光线的亮度,通风情况如何,桌椅是否舒适,桌椅如何排列,需要的音响设备、视听设备、记录设备等等都要考虑齐全,要和会议的规模、类 型等相匹配。

  会议的准备工作虽然没有正式开始,但是充分的准备工作为会议的成功进行奠定了坚实的基础。

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